La gestion du stock
Comment comprendre mon stock ?
WIP Business distingue deux niveaux de stock :
- votre stock central : les produits que vous possédez et gérez vous-même, dans l'espace Stocks ;
- le stock placé chez vos entreprises de livraison partenaires : une partie de votre stock central que vous avez transférée physiquement chez un partenaire pour accélérer les livraisons locales.
Ces deux stocks sont toujours synchronisés par des actions explicites (transfert, retour) — il n'y a pas de duplication silencieuse : une unité ne peut jamais se trouver « en double » dans les deux endroits à la fois.
Créer un produit
Depuis l'espace Stocks, un propriétaire ou administrateur peut ajouter un nouveau produit en renseignant : nom, catégorie, unité (pièce, kg, litre, mètre, carton), quantité initiale, seuil d'alerte de stock faible, prix d'achat, un ou plusieurs prix de vente selon le pays, fournisseur et description. Un identifiant (SKU) est généré automatiquement.
Entrées et sorties de stock
- Réceptionner du stock (entrée) : depuis la fiche d'un produit, ouvrez son menu d'actions pour enregistrer une réception (quantité, prix d'achat, fournisseur, référence de livraison, notes). Le stock augmente et l'opération est conservée dans l'historique.
- Vente (sortie) : elle est automatique. Vous n'avez rien à faire manuellement : dès qu'une commande est confirmée comme payée, la quantité correspondante est déduite de votre stock.
- Déclarer une perte : depuis le même menu d'actions, vous pouvez enregistrer une perte (casse, vol, péremption...) avec une quantité et un motif ; le stock est immédiatement ajusté.
Historique des mouvements
Chaque produit dispose d'un historique complet de ses mouvements (réceptions, ventes, pertes), avec la date, la quantité, le stock avant/après, et les notes associées. Vous pouvez rechercher, filtrer par période et par type de mouvement.
Transférer du stock vers une entreprise de livraison
Une entreprise de livraison partenaire peut recevoir une partie de votre stock central pour le stocker physiquement de son côté et accélérer les livraisons locales. Ce transfert se fait du côté de l'entreprise de livraison, qui recherche votre catalogue et indique la quantité à recevoir.
Une fois transférée, la quantité est déduite une seule fois de votre stock central et ajoutée à l'entrepôt de ce partenaire. L'entreprise de livraison peut ensuite, sur ce stock placé chez elle, depuis le menu d'actions de chaque produit :
- livrer une commande (la quantité est déduite de son entrepôt, jamais de votre stock central une deuxième fois) ;
- retourner des unités vers votre stock central — ce retour doit être validé par votre entreprise avant que votre stock central ne soit recrédité ; en cas de rejet de votre part, le stock reste chez le partenaire, comme s'il n'était jamais parti ;
- déclarer une perte — appliquée immédiatement côté partenaire ; votre validation clôture simplement l'enregistrement pour votre suivi, sans effet sur le stock.
Chacune de ces actions est conservée dans un historique consultable par produit, et les demandes de retour ou de perte en attente de votre décision sont regroupées dans un espace dédié, accessible depuis l'écran du stock du partenaire concerné.
Consulter le stock placé chez un partenaire
Depuis votre espace Stocks, vous pouvez consulter, en lecture seule, ce qui a été transféré chez chacune de vos entreprises de livraison partenaires.
Disponibilité d'un produit
Chaque produit affiche un indicateur : En stock, Stock faible ou Rupture, selon un seuil que vous définissez à la création du produit (le seuil est fixé automatiquement pour le stock placé chez un partenaire). Un tableau de synthèse indique également la valeur totale de votre stock et le nombre de produits en stock faible ou en rupture.
Lien avec les commandes
Vous n'avez jamais besoin de retirer manuellement du stock après une vente : dès qu'une commande est confirmée comme payée, WIP Business déduit automatiquement la quantité correspondante, que la commande soit servie depuis votre stock central ou depuis le stock placé chez un partenaire.
Lien avec le Dropshipping
En plus de votre stock personnel, vous pouvez disposer, dans votre catalogue, de produits acquis auprès d'un autre commerçant via le Dropshipping (voir Le Dropshipping). Ce stock « acheté à l'avance » ou « en vente sans réservation » est géré séparément de votre stock personnel, dans l'espace Dropshipping, mais peut être combiné avec votre stock personnel lors du transfert d'une commande.
Qui peut gérer le stock ?
- Côté entreprise e-commerce : la création, la modification, la suppression et la réception de stock sont réservées aux propriétaires/administrateurs. Un agent peut uniquement consulter le catalogue.
- Côté entreprise de livraison : la gestion du stock placé par vos partenaires (réception, livraison, retour, perte) est aujourd'hui accessible à tous les membres de l'équipe pouvant se connecter au tableau de bord, sans distinction de rôle.
À noter
Supprimer un produit efface également définitivement son historique de mouvements.