Les commandes
Comment une commande arrive-t-elle ?
Il existe deux façons pour une commande d'apparaître dans WIP Business :
- Un client passe commande sur votre boutique en ligne (funnel) : la commande arrive automatiquement, sans que vous ayez à la saisir.
- Un membre de votre équipe saisit une commande manuellement : depuis l'espace Ventes, en cliquant sur « Nouvelle commande », en choisissant le produit, la quantité, et en renseignant les informations du client.
Dans les deux cas, la commande atterrit dans le même espace Ventes, et se distingue seulement par son origine (boutique en ligne ou saisie manuelle).
Important : au moment de la commande, aucun paiement en ligne n'est encaissé automatiquement. Le paiement est réglé au moment de la livraison (paiement à la livraison), puis enregistré par votre équipe une fois reçu. Voir Les paiements.
Transfert automatique vers un livreur
Si vous le souhaitez, votre entreprise peut activer le transfert automatique : une commande passée le jour même sur votre boutique, avec une ville renseignée, peut alors être transférée automatiquement vers une entreprise de livraison partenaire disposant du stock nécessaire, sans action manuelle de votre part. Ce réglage reste désactivé par défaut ; vous restez toujours libre de transférer vos commandes vous-même.
Consulter et rechercher une commande
Depuis l'espace Ventes, vous pouvez :
- rechercher une commande par nom de client, téléphone, produit, ville ou numéro de commande ;
- filtrer par période (aujourd'hui, demain, une plage de dates, tout) ;
- filtrer par statut ;
- faire défiler la liste, qui se charge automatiquement au fur et à mesure.
Les propriétaires et administrateurs disposent d'une vue d'ensemble avec, en plus, une répartition par agent commercial et par entreprise de livraison partenaire. Un agent voit uniquement les commandes qu'il a lui-même enregistrées.
Informations affichées sur une commande
- Client : nom, téléphone(s), ville.
- Produit : nom, quantité, prix, variantes éventuelles, date de livraison souhaitée.
- Origine : commande manuelle (avec le nom de la personne qui l'a enregistrée) ou commande issue d'une boutique en ligne.
- Paiement : montant total, statut (payée ou non).
- Livraison : si la commande a été transférée à une entreprise de livraison partenaire.
- Historique : un fil visuel montre la progression de la commande (reçue → livraison → payée, ou → annulée).
Confirmer et gérer une commande
Un menu d'actions unique, ouvert en appuyant sur une commande, vous propose selon les cas :
- Modifier la commande : informations client, produit, quantité, date, et même corriger manuellement le montant total, à tout moment.
- Changer le statut : en attente, urgence signalée, livraison reportée, client injoignable, en cours de livraison.
- Marquer la commande comme payée (« Livraison réussie ») : cette action déduit automatiquement le stock, calcule la commission de l'agent concerné, et clôture la commande comme vente réussie.
- Annuler la commande.
- Transférer la commande à une entreprise de livraison partenaire, ou annuler ce transfert.
- Contacter le client : appel direct, message WhatsApp pré-rempli avec le lien de suivi, ou partage par email.
Qui peut confirmer le paiement d'une commande ?
Marquer une commande comme payée est réservé aux propriétaires/administrateurs, ou à l'agent qui a lui-même enregistré cette commande. Un autre agent ne peut pas confirmer le paiement d'une commande qui n'est pas la sienne.
Toutes les autres actions (modifier, changer de statut, transférer) sont accessibles à tout membre connecté de l'équipe, sans restriction supplémentaire.
Que signifie chaque statut de commande ?
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | La commande vient d'être créée et n'a pas encore été traitée. |
| Livraison en cours | La commande est en cours d'acheminement vers le client. |
| Transférée au livreur | La commande a été confiée à une entreprise de livraison partenaire. |
| Payée | La commande a été livrée et le paiement encaissé. C'est l'état final d'une vente réussie ; il prime sur tout autre statut affiché. |
| Non joignable | Le client n'a pas pu être contacté par téléphone. |
| Reportée | La livraison a été reportée à une date ultérieure. |
| En urgence | La commande a été signalée comme nécessitant une attention particulière. |
| Annulée | La commande a été annulée. Elle peut être réactivée en la remettant « en attente », « en cours de livraison » ou « reportée ». |
Suivi de livraison pour le client
Chaque commande dispose d'un lien de suivi que vous pouvez transmettre au client (par WhatsApp, email ou partage direct). Ce lien, accessible sans connexion, affiche pour le client :
- le statut de sa commande, avec une frise illustrant les étapes (commande passée → confirmée → en livraison → livrée) ;
- le résumé du produit commandé et le montant ;
- une facture téléchargeable, disponible uniquement une fois la commande marquée comme payée.
À noter
Il n'existe actuellement aucune fonction pour supprimer définitivement une commande : seule l'annulation est possible, et la commande reste consultable dans l'historique.