Les dépenses
À quoi sert l'espace Dépenses ?
L'espace Dépenses centralise toutes les charges financières de votre entreprise e-commerce. Il répond à cinq questions simples :
- Combien mon entreprise dépense-t-elle ?
- Quelles dépenses nécessitent mon attention ?
- Quelles sont mes propres dépenses ?
- Quelles dépenses viennent de mes entreprises de livraison partenaires ?
- Où consulter le détail et l'historique ?
Il est organisé en cinq sections, accessibles depuis un menu en haut de l'écran : Vue d'ensemble, Mes dépenses, Dépenses partenaires, À traiter et Historique.
Vue d'ensemble
La première section affiche un résumé : le total de vos propres dépenses, le montant approuvé auprès de vos entreprises de livraison, ce qu'il vous reste à payer, et le nombre de demandes en attente. Elle propose aussi une répartition par catégorie et un aperçu de vos entreprises de livraison partenaires les plus actives.
Mes dépenses
Cette section regroupe les dépenses que vous déclarez vous-même, réparties en quatre catégories :
- Publicité — vos dépenses de campagnes marketing ;
- Import — vos frais d'importation de marchandises ;
- Livraison — vos frais de livraison directement payés ;
- Fonctionnement — vos autres charges (frais bancaires, connexion internet, loyer, fournitures, etc.).
Pour chaque dépense, vous renseignez un titre, un montant, une date, un statut (payée, en attente, planifiée) et des informations complémentaires selon la catégorie. Un propriétaire ou administrateur peut ajouter, modifier ou supprimer une dépense ; vous pouvez rechercher, filtrer par date, et exporter la liste au format CSV.
Dépenses partenaires : qu'est-ce que c'est ?
Une entreprise de livraison partenaire peut engager des frais pour votre compte (par exemple des frais logistiques exceptionnels) et vous les soumettre sous forme de demande de dépense. Cette dépense ne devient une charge reconnue pour votre entreprise qu'après votre approbation explicite.
Chaque demande indique clairement :
- quelle entreprise de livraison l'a soumise (nom et logo) ;
- son type : fixe (avec une fréquence hebdomadaire ou mensuelle) ou variable ;
- le montant ;
- la raison de la dépense, si elle a été renseignée ;
- la date de soumission.
La section Dépenses partenaires présente vos entreprises de livraison sous forme de cartes, avec pour chacune le nombre de demandes en attente et les montants approuvés/payés/restant à payer. En ouvrant une carte, vous accédez à l'historique complet des dépenses de cette entreprise.
Approuver ou refuser une demande
Toute demande en attente peut être approuvée ou refusée par un propriétaire ou administrateur, depuis la section Dépenses partenaires (dans le détail d'une entreprise) ou depuis la section À traiter, qui regroupe toutes les demandes en attente de toutes vos entreprises de livraison au même endroit.
Avant de confirmer votre décision, une fenêtre de confirmation vous rappelle les conséquences de l'action :
- Approuver : la dépense est reconnue comme une charge de votre entreprise et entre dans le suivi du paiement.
- Refuser : la dépense n'est pas reconnue comme une charge et n'entrera pas dans vos comptes. Cette décision est définitive.
Suivre le paiement
Une fois approuvée, une dépense partenaire passe au statut Non payée puis Payée. Le passage à « Payée » est effectué par l'entreprise de livraison elle-même une fois qu'elle a reçu son règlement — vous pouvez suivre ce statut, mais l'action de marquer une dépense comme payée n'est pas de votre côté.
Comprendre les statuts d'une dépense partenaire
Chaque dépense partenaire a deux statuts indépendants :
| Statut d'approbation | Signification |
|---|---|
| En attente | La demande a été soumise et attend votre décision. |
| Approuvée | Vous avez validé la dépense. Elle est reconnue comme une charge de votre entreprise. |
| Refusée | Vous avez refusé la demande. Elle n'entre pas dans vos charges. |
| Statut de paiement | Signification |
|---|---|
| Non payée | La dépense a été approuvée mais n'a pas encore été réglée. |
| Payée | La dépense a été réglée. |
Une dépense refusée ne peut jamais être marquée payée. Le statut de paiement ne concerne que les dépenses approuvées.
Historique
La section Historique rassemble, triées par date, vos dépenses les plus récentes — celles que vous avez déclarées vous-même et les demandes en attente de vos entreprises de livraison. Pour l'historique complet (dépenses approuvées, payées ou refusées) d'une entreprise de livraison précise, ouvrez sa fiche dans la section Dépenses partenaires.
Vue selon votre rôle
- Propriétaire / administrateur : accès complet — création, modification, suppression de vos propres dépenses, et approbation/refus des demandes partenaires.
- Agent : consultation en lecture seule de l'ensemble de l'espace Dépenses, sans possibilité de créer, modifier, approuver ou refuser.
Voir Les utilisateurs et les rôles pour le détail des rôles.
Identifier à quelle entreprise appartient une dépense
Chaque dépense soumise par une entreprise de livraison affiche toujours son nom (et son logo, si disponible). Si une entreprise ne peut exceptionnellement pas être identifiée, WIP Business l'indique clairement comme « Entreprise de livraison non identifiée » plutôt que de deviner ou d'inventer une information.